# Guide du Directeur Général — Learnix **Plateforme de gestion scolaire Learnix** Dernière mise à jour : Août 2026 --- ## Table des matières 1. [Introduction](#1-introduction) 2. [Connexion & Sécurité](#2-connexion--sécurité) 3. [Tableau de bord](#3-tableau-de-bord) 4. [Gestion de l'abonnement](#4-gestion-de-labonnement) 5. [Finances & Recouvrement](#5-finances--recouvrement) 6. [Indicateurs pédagogiques](#6-indicateurs-pédagogiques) 7. [Gestion des comptes utilisateurs](#7-gestion-des-comptes-utilisateurs) 8. [Bibliothèque de documents](#8-bibliothèque-de-documents) 9. [Notes & Bulletins](#9-notes--bulletins) 10. [Foire aux questions (FAQ)](#10-foire-aux-questions-faq) --- ## 1. Introduction ### Présentation de Learnix **Learnix** est une plateforme de gestion scolaire tout-en-un, conçue pour moderniser et simplifier l'administration des établissements d'enseignement en Afrique et au-delà. La plateforme offre un ensemble complet d'outils couvrant : - La gestion des effectifs et des inscriptions - Le suivi financier et le recouvrement - La saisie et la publication des notes et bulletins - La bibliothèque partagée de documents - Les indicateurs pédagogiques et la prise de décision ### À qui s'adresse ce guide Ce guide est spécialement rédigé pour les **Directeurs Généraux** (Directeur/Dirigeant) des établissements utilisant Learnix. Il vous permettra de : - Comprendre votre tableau de bord et les indicateurs clés - Piloter la vie financière de votre établissement - Suivre les performances pédagogiques - Gérer votre abonnement et vos paramètres de sécurité > **Note importante** : En tant que Directeur Général, vous bénéficiez d'une vue globale de l'établissement. Certaines tâches opérationnelles (création d'utilisateurs, validation des notes) sont déléguées à vos collaborateurs selon le principe du moindre privilège. --- ## 2. Connexion & Sécurité ### Comment se connecter 1. Ouvrez votre navigateur et accédez à l'adresse de votre établissement sur Learnix 2. Saisissez votre **adresse e-mail** et votre **mot de passe** 3. Cliquez sur **« Connexion »** Vous accédez à votre **tableau de bord** avec une vue d'ensemble de votre établissement. ### Changer son mot de passe Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de modifier régulièrement votre mot de passe. 1. Rendez-vous sur la page **« Mot de passe oublié »** (`mdp_oublie.php`) 2. Saisissez votre adresse e-mail 3. Vous recevrez un lien de réinitialisation par e-mail 4. Suivez les instructions pour définir un nouveau mot de passe ### Protéger son compte En tant que Directeur Général, vous détenez le niveau d'accès le plus élevé de l'établissement. Voici les bonnes pratiques : - **Ne partagez jamais** vos identifiants de connexion - Utilisez un **mot de passe fort** (minimum 12 caractères, mélange de lettres, chiffres et symboles) - **Changez votre mot de passe** au moins tous les 3 mois - Déconnectez-vous systématiquement après chaque session - Signalez immédiatement toute connexion suspecte à l'assistance Learnix --- ## 3. Tableau de bord Votre tableau de bord est votre centre de commandement. Il offre une vue en temps réel de la santé de votre établissement. ### KPIs — Indicateurs clés | Indicateur | Description | |---|---| | **Effectifs** | Nombre total d'élèves inscrits, répartis par niveau et par classe | | **Taux de recouvrement** | Pourcentage des frais scolaires effectivement encaissés par rapport au total attendu | | **Assiduité** | Taux moyen de présence des élèves sur la période en cours | | **Bulletins** | État d'avancement de la publication des bulletins (en cours, validés, publiés) | ### Lecture des KPIs - Un **indicateur vert** (ou valeur élevée) indique une performance satisfaisante - Un **indicateur orange** (ou valeur moyenne) appelle une vigilance - Un **indicateur rouge** (ou valeur faible) nécessite une action corrective > **Conseil** : Consultez votre tableau de bord **au moins une fois par jour** pour détecter rapidement tout écart et prendre les décisions appropriées. ### Accès rapide aux modules Depuis le tableau de bord, vous pouvez accéder directement aux sections : - **Finances** — Vue d'ensemble du recouvrement - **Indicateurs pédagogiques** — Moyennes et tendances - **Abonnement** — État de votre plan SaaS - **Notes & Bulletins** — Suivi de l'avancement --- ## 4. Gestion de l'abonnement ### Accès à la page abonnement Rendez-vous sur **`directeur/abonnement.php`** pour consulter et gérer votre abonnement. ### Vue de votre plan La page d'abonnement affiche : - **Nom du plan actuel** (ex. : Starter, Professional, Enterprise) - **Nombre de places autorisées** (élèves et/ou utilisateurs) - **Date de début et date de fin** de la période en cours - **Montant de la cotisation** et modalités de paiement ### Facturation SaaS Learnix fonctionne selon un modèle de facturation **SaaS** (Software as a Service) : - La facturation est calculée sur une base **mensuelle** ou **annuelle** selon votre plan - Les paiements couvrent l'accès à la plateforme, l'hébergement et les mises à jour - Vous recevez une **facture** pour chaque période de facturation - Un **reçu** est généré après chaque paiement confirmé ### Actions disponibles - **Renouveler** votre abonnement avant l'expiration - **Mettre à niveau** votre plan pour accéder à de nouvelles fonctionnalités - **Consulter l'historique** de vos factures et paiements --- ## 5. Finances & Recouvrement ### Accès Rendez-vous sur **`directeur/finances.php`** pour accéder au module financier. ### Pilotage financier Le module de finances vous permet de : - **Visualiser le budget** prévisionnel vs. les encaissements réels - **Suivre les encaissements** par période (jour, semaine, mois, trimestre, année) - **Identifier les impayés** et les retards de paiement - **Générer des rapports** financiers détaillés ### Vue par classe Vous pouvez consulter l'état du recouvrement **classe par classe** : - Classement par taux de recouvrement - Liste des élèves en règle vs. en retard de paiement - Détail des montants dus par élève ### Encaissements Le système enregistre automatiquement chaque paiement : - **Date et heure** de l'encaissement - **Montant** versé - **Mode de paiement** (espèces, virement, mobile money, etc.) - **Référence** du paiement ### Reçus Un **reçu** est automatiquement généré pour chaque paiement enregistré : - Le reçu est consultable et imprimable depuis la plateforme - Il peut être envoyé aux parents/tuteurs par e-mail ou téléchargé en PDF - Chaque reçu contient les informations de l'élève, le montant, la date et la référence --- ## 6. Indicateurs pédagogiques ### Accès Rendez-vous sur **`directeur/indicateurs.php`** pour consulter les indicateurs pédagogiques. ### Moyennes Le système calcule et affiche : - **Moyenne générale** de l'établissement par niveau et par classe - **Moyennes par matière** (mathématiques, français, sciences, etc.) - **Classement des élèves** par moyenne - **Comparaison** avec les sessions précédentes ### Tendances Les indicateurs de tendance vous permettent de : - Suivre l'**évolution des résultats** dans le temps - Identifier les **matères en progression** ou en déclin - Comparer les **performances inter-classes** - Détecter les élèves nécessitant un **accompagnement renforcé** ### Assiduité Le module d'assiduité affiche : - Le **taux de présence moyen** de l'établissement - Le taux de présence **par classe** - Les élèves les plus **absents** - Les **retards** récurrents --- ## 7. Gestion des comptes utilisateurs ### ⚠️ Point important En tant que Directeur Général, **vous ne créez pas directement les comptes utilisateurs**. Cette responsabilité appartient à la **Direction des Études**. ### Comment ça fonctionne - La création, modification et suppression des comptes enseignants et autres personnels est effectuée par la **Direction des Études** via l'interface **`etudes/utilisateurs.php`** - Vous, en tant que Directeur Général, avez une **vision globale** de tous les comptes existants mais n'intervenez pas dans la gestion quotidienne ### Que faire si vous avez besoin d'un nouveau compte ? 1. **Contactez votre Direction des Études** (Responsable des Études / Censeur) 2. Transmettez-lui les informations du nouvel utilisateur (nom, prénom, e-mail, rôle) 3. La Direction des Études procédera à la création du compte 4. Le nouvel utilisateur recevra ses identifiants de connexion par e-mail ### Rôles disponibles dans Learnix | Rôle | Accès principal | |---|---| | **Directeur Général** | Vue globale, finances, indicateurs, abonnement | | **Direction des Études** | Gestion des utilisateurs, validation des notes, emplois du temps | | **Enseignant** | Saisie des notes, dépôt de documents | | **Surveillant** | Gestion de l'assiduité, discipline | | **Comptable** | Module financier détaillé | | **Élève / Parent** | Consultation des notes, bulletins, paiements | --- ## 8. Bibliothèque de documents ### Qui dépose des documents ? Seuls **deux profils** peuvent déposer des documents dans la bibliothèque partagée : - **Les Enseignants** — supports de cours, exercices, syllabi - **La Direction des Études** — arrêtés, procès-verbaux, documents administratifs officiels ### Accès du Directeur Général En tant que Directeur, vous **consultez** les documents déposés dans votre espace : - Parcourir la bibliothèque par catégorie ou par auteur - Télécharger ou visualiser les documents - Rechercher un document par mot-clé > **Note** : Vous ne pouvez pas déposer de documents directement. Si vous souhaitez qu'un document soit ajouté, demandez à un Enseignant ou à la Direction des Études de le faire pour vous. --- ## 9. Notes & Bulletins ### Processus global La gestion des notes suit un processus en plusieurs étapes : 1. **Saisie des notes** — Les Enseignants saisissent les notes de leurs élèves dans Learnix 2. **Vérification** — La Direction des Études vérifie la complétude et la cohérence des notes 3. **Validation** — La Direction des Études valide les notes et calcule les moyennes 4. **Publication** — Les bulletins sont publiés et rendus accessibles aux élèves et aux parents 5. **Consultation** — Les élèves et les parents consultent les bulletins depuis leurs espaces respectifs ### Rôle du Directeur Général - **Suivre l'avancement** du processus de saisie et de publication - **Consulter** les bulletins une fois publiés - **Prendre des décisions** en cas d'anomalies ou de litiges ### Accès aux bulletins Depuis votre espace Directeur, vous pouvez : - Consulter les bulletins de **tous les élèves** de l'établissement - Filtrer par **classe**, par **niveau** ou par **élève** - **Imprimer** les bulletins si nécessaire --- ## 10. Foire aux questions (FAQ) ### Q1 : J'ai oublié mon mot de passe, que faire ? Rendez-vous sur la page de connexion et cliquez sur **« Mot de passe oublié »** (`mdp_oublie.php`). Saisissez votre e-mail et suivez les instructions reçues par courrier électronique. ### Q2 : Je ne vois pas tous les modules, pourquoi ? Certains modules peuvent ne pas apparaître si votre **plan d'abonnement** ne les inclut pas. Vérifiez votre plan dans la section **Abonnement** (`directeur/abonnement.php`). Contactez le support Learnix pour mettre à niveau votre plan. ### Q3 : Comment ajouter un nouvel enseignant dans le système ? En tant que Directeur, vous ne créez pas les comptes vous-même. Demandez à la **Direction des Études** d'effectuer la création via **`etudes/utilisateurs.php`**. Transmettez-lui simplement le nom, prénom, e-mail et le rôle souhaité. ### Q4 : Les notes ne sont pas encore saisies pour certains cours, que faire ? Contactez les **Enseignants concernés** pour qu'ils procèdent à la saisie de leurs notes. Vous pouvez suivre l'avancement depuis les indicateurs pédagogiques. La Direction des Études peut également relancer les enseignants en retard. ### Q5 : Un parent conteste une note, comment gérer ? La contestation doit suivre le circuit officiel de votre établissement. Vous pouvez **consulter les notes** depuis votre espace pour vérifier. En cas de litige, orientez le parent vers la **Direction des Études** qui examinera le dossier. ### Q6 : Comment modifier les informations de mon établissement ? Les informations de l'établissement (nom, adresse, logo, etc.) sont gérées par la **Direction des Études** ou le support Learnix. Contactez-nous si vous souhaitez mettre à jour ces données. ### Q7 : Le taux de recouvrement est faible, que faire ? Rendez-vous sur **`directeur/finances.php`** pour identifier les classes et les élèves en retard de paiement. Vous pouvez exporter la liste des impayés et la transmettre au **service comptable** ou aux **surveillants** pour relance. Le module de finances vous permet de suivre l'évolution du recouvrement au fil du temps. ### Q8 : Comment télécharger les bulletins en PDF ? Depuis votre espace Directeur, accédez à la section **Notes & Bulletins**, sélectionnez la classe ou l'élève souhaité, puis cliquez sur l'icône de **téléchargement** ou d'**impression** pour générer le bulletin au format PDF. ### Q9 : Je rencontre un problème technique, qui contacter ? En cas de problème technique (erreur de connexion, page qui ne charge pas, données manquantes), contactez le **support technique Learnix** via les canaux de support disponibles (e-mail, formulaire de contact). Décrivez votre problème en incluant votre navigateur et les étapes reproduisant l'erreur. ### Q10 : Puis-je accéder à Learnix depuis mon téléphone ? Oui, Learnix est une plateforme **responsive** qui s'adapte à tous les écrans. Vous pouvez y accéder depuis votre **smartphone**, votre **tablette** ou votre **ordinateur** avec un navigateur web moderne (Chrome, Firefox, Safari, Edge). --- ## Informations complémentaires ### Support Pour toute question ou assistance, contactez le support Learnix via les canaux officiels de votre établissement. ### Mises à jour Learnix est régulièrement mis à jour avec de nouvelles fonctionnalités et des améliorations. Les mises à jour sont automatiques et ne nécessitent aucune intervention de votre part. --- **© 2026 Tyhem. Tous droits réservés.** *Ce document est la propriété de Tyhem et du Learnix. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans autorisation préalable écrite.*